Cách chuyển Excel sang Word cực dễ không nên bỏ qua
Các bảng tính thống kê trong Word thường khó xử lý. Do vậy việc sử dụng Excel để tính toán dữ liệu sau đó chuyển qua file Word thường được lựa chọn nhiều hơn. Tuy nhiên, khi chuyển Excel sang Word bạn sẽ gặp những lỗi về định dạng hay font chữ. Vậy nên hôm nay Phanmemgoc.vn sẽ giới thiệu các bạn cách chuyển Excel sang Word đơn giản và hiệu quả.
Cách chuyển Excel sang Word giữ nguyên định dạng
Chuyển Excel sang Word bằng lệnh Copy và Paste Special
Bước 1: Chọn dữ liệu từ file Excel mà bạn muốn copy. Nhấn chuột phải, chọn Copy hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C.
Bước 2: Mở file Word bạn muốn chuyển dữ liệu. Tại tab Home, nhấn vào Paste, chọn Paste Special. Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + V.
Bước 3: Hộp thoại Paste Special hiện ra. Chọn Microsoft Excel Worksheet Object, nhấn OK.
Chuyển Excel sang Word bằng lệnh Copy + Paste + AutoFit
Đây là cách được sử dụng để điều chỉnh kích thước phù hợp trang giấy Word cho việc in. Và không thể điều chỉnh trực tiếp trong Word như dùng lệnh Copy và Paste Special.
Bước 1: Copy và dán dữ liệu từ file Excel sang Word. Lưu ý không chọn những ô dữ liệu có định dạng Merge & Center.
Bước 2: Điều chỉnh bảng tính trên Word so với trang A4 bằng cách:
- Cách 1: Đưa chuột lên góc trên cùng bên trái của bảng tính có hình mũi tên. Nhấn chuột phải vào hình mũi tên đó, chọn AutoFit → AutoFit to Window.
- Cách 2: Đặt chuột vào bất kỳ vị trí nào trong bảng tính. Vào tab Layout, chọn AutoFit → AutoFit Window.
Kết quả là bảng tính đã được chỉnh sửa cho phù hợp với trang giấy.
Phần mềm chuyển Excel sang Word
Cách 1: Sử dụng phần mềm Okdo Excel to Word Converter
- Tải và cài đặt phần mềm tại đây.
- Sau khi giao diện phần mềm hiện ra, nhấn vào Add File để tải file Excel lên.
- Chọn định dạng cho file Word, rồi nhấn vào Convert để hoàn tất quá trình chuyển đổi.
Cách 2: Sử dụng phần mềm Ailt Excel to Word RTF Converter
- Tải và cài đặt phần mềm tại đây.
- Thêm file Excel vào danh sách và nhấn vào Convert để bắt đầu quá trình chuyển Excel sang Word.
Cách chuyển Excel sang Word trực tuyến
Chuyển Excel sang Word bằng convertio.co
Convertio là công cụ trực tuyến hoạt động trong mọi trình duyệt, nên không phải tải xuống hoặc cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Quá trình chuyển đổi chỉ mất từ một 1 đến 2 phút, đảm bảo an toàn và tính bảo mật cao.
Bước 1: Mở một trình duyệt web và truy cập vào địa chỉ Convertio.co.
Bước 2: Nhấn Chọn Tập tin để upload file Excel cần chuyển đổi sang file Word.
Bước 3: Chọn Chuyển đổi để bắt đầu thực hiện quá trình chuyển Excel sang Word.
Bước 4: Kết thúc quá trình chuyển đổi, nhấn chọn Tải về để lưu file.
Chuyển Excel sang Word bằng smallPDF.com
Bước 1: Truy cập vào bộ chuyển đổi tài liệu trên trang web SmallPDF.com.
Bước 2: Bấm vào Chọn các tệp để tải file Excel lên và chuyển đổi thành PDF.
Bước 3: Trên trang đó, tiếp tục chọn PDF sang Word.
Bước 4: Sau khi chuyển đổi xong, tải file Word xuống.
Chuyển Excel sang Word bằng PDFmall.com
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ PDFmall.com.
Bước 2: Nhấn vào Choose File để tải file Excel lên.
Bước 3: Chọn định dạng cần chuyển đổi là *.docx, rồi chọn Chuyển đổi ngay để tiến hành chuyển Excel sang Word.
Bước 4: Sau khi quá trình chuyển đổi kết thúc, nhấn vào nút mũi tên hướng xuống để lưu file Word về.
Liên kết dữ liệu từ Excel sang Word
Bạn thường xuyên lập báo cáo bằng Word và phải lấy dữ liệu chuyển Excel sang Word. Tuy nhiên, những cách thông thường chỉ phù hợp với những dữ liệu nhỏ ít có sự thay đổi. Do đó, chúng ta có thể tạo liên kết dữ liệu tự động giữa Word và Excel đối với trường hợp dữ liệu thường xuyên có sự thay đổi.
Để tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế sai sót, bạn có thể dùng tính năng Paste Special để liên kết dữ liệu tự động.
Bước 1: Sao chép dữ liệu từ file Excel bằng tổ hợp phím Ctrl +C.
Bước 2: Trong file Word, tại tab Home, chọn Paste → Paste Special.
Bước 3: Hộp thoại Paste Special xuất hiện. Chọn mục Paste link, chọn tiếp Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.
Lúc này dữ liệu của Excel và Word đã được liên kết. Khi bạn thay đổi dữ liệu trong file Excel, thì dữ liệu tương ứng trong Word cũng tự động thay đổi theo.
Lưu ý: Khi chuyển Excel sang Word bằng liên kết tự động, bạn có thể chỉnh sửa dữ liệu lại cho vừa với trang tính.
Cách xử lý khi chuyển Excel sang Word bị lỗi font
Để tiến hành sửa lỗi font chữ khi chuyển Excel sang Word, đầu tiên phải xác định được dữ liệu của mình thuộc bảng mã nào.
- Bảng mã TCVN3: Bao gồm các font chữ bắt đầu bằng .Vn như .Vn Time, .VnArial,..
- Bảng mã VNI Windows: Bao gồm các font chữ bắt đầu bằng VNI- như VNI-Disney,…
- Bảng mã Unicode: Arial, Times New Roman,…
Bước 1: Copy đoạn văn bản bị lỗi font chữ.
Bước 2: Nhấn chuột phải vào biểu tượng Unikey, chọn Công cụ…[CS+F6].
Bước 3: Nhấn vào Đảo bảng mã để chuyển Nguồn là VNI Windows, Đích là Unicode. Sau đó nhấn Chuyển mã để sửa lỗi font chữ.
Thông báo chuyển đổi thành công sẽ xuất hiện. Nhấn OK để hoàn tất. 
Bước 4: Vào file Word ban đầu, nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán văn bản vừa được sửa lỗi.
Như vậy, bài viết đã hướng dẫn chi tiết cho bạn cách chuyển Excel sang Word rồi. Đừng quên Like, Share và ghé thăm Phanmemgoc.vn mỗi ngày để biết thêm nhiều thủ thuật hay nữa nhé.
