Cách SORT trong Excel từ cơ bản đến nâng cao

Cách SORT trong Excel theo cột

Cách SORT trong Excel 2010 dường như là một trong những thao tác rất đơn giản và chỉ cần bạn nắm rõ được nguyên tắc của công cụ lọc dữ liệu cơ bản thì đã có thể dễ dàng thực hiện.

Ví dụ minh họa đang thực hiện SORT cột Ngày tiêm mũi 1 từ A đến Z.

Bước 1: Chọn 1 ô trong cột cần được cách SORT trong Excel.

Bước 2: Trong thẻ Home > chọn SORT & FILTER ở phần Editing.

Bước 3: Có 2 trường hợp. Nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự tăng dần trong Excel > Chọn SORT A to Z; Nếu bạn muốn cách SORT trong Excel theo chiều giảm dần > Chọn SORT Z to A.

Bước 4: Nếu theo đề bài ví dụ minh họa thì ta có kết quả sau:

Ngoài ra chúng ta cũng có thể cách SORT trong Excel theo cột bằng cách:

Bước 1: Chọn 1 ô trong trong cột cần cách SORT trong Excel.

Bước 2: Click chuột phải > Chọn SORT và làm tương tự như Bước 3 của cách đầu tiên.

Cách SORT trong Excel theo hàng từ trái sang phải

Dữ liệu không phải lúc nào cũng có cách sắp xếp tên theo abc trong Excel 2016. Do đó, Cách SORT trong Excel theo hàng từ trái sang phải là rất hữu ích.

Ví dụ: Các tháng đang không được sắp xếp theo thứ tự đúng. Dùng cách SORT trong Excel theo hàng từ trái sang phải để sửa lại.

Bước 1: Chọn bảng dữ liệu cần cách SORT trong Excel từ trái sang phải.

Bước 2: Trong thẻ Data > Chọn SORT > Hiện ra hộp thoại SORT.

Bước 3: Trong hộp thoại SORT > Chọn Options > Chọn SORT Left to right > Chọn OK.

Bước 4: Quay lại hộp thoại SORT > tại Row chọn dòng muốn SORT (theo ví dụ minh họa là Row 2) > tại Oder chọn Custom List.

Bước 5: Trong hộp thoại Custom Lists > Chọn Jan, Feb, Mar,… > chọn OK.

Kết quả được như sau.

Lưu ý

• Cách SORT trong Excel theo hàng từ trái sang phải vô hiệu khi dữ liệu nằm trong định dạng bảng.
• Tính năng Custom Lists vẫn có thể áp dụng cho cách SORT trong Excel theo chiều dọc.
• Khi SORT trong Excel theo hàng từ trái sang phải, không thể chọn “My data has headers”

 Cách sắp xếp dữ liệu trong một vùng dữ liệu

Sẽ có những trường hợp bạn không muốn sắp xếp tất cả dữ liệu mà chỉ là một vùng mà thôi. Do đó, cách SORT trong Excel trong lúc này sẽ tùy thuộc vào những gì bạn muốn thiết lập. Sau đây là ví dụ minh họa để mô tả rõ hơn quá trình sắp xếp dữ liệu trong một vùng dữ liệu.

Ví dụ: Những người số thứ tự từ 1 đến 6 có Họ & Tên cùng với Giới tính đang sắp xếp lộn xộn. Hãy sắp xếp Họ và Tên theo ABC và Giới tính theo Nam > Nữ.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu như hình.

Bước 2: Chọn SORT & FILTER > Chọn Custom SORT.

Bước 3: Trong hộp thoại SORT > chọn My data has headers.

Bước 4: Tại SORT by chọn Họ và Tên > Tại Order chọn A to Z.

Bước 5: Chọn Add Level > Tại Then by chọn Giới tính.

Bước 6: Tại Oder cùng dòng với Then by > Chọn Custom List > Tại hộp thoại Custom List chọn Add > Trong List entries điền Nam, Nữ > Chọn OK.

Bước 7: Trong Custom lists chọn Nam, Nữ > Chọn OK.

Bước 8: Trong hộp thoại SORT chọn OK.

Bước 9: Kết quả Họ và Tên sắp xếp theo ABC (họ) và Giới tính sắp xếp theo Nam trước Nữ sau.

Cách SORT trong Excel kết hợp nhiều điều kiện sắp xếp

Thật ra cách SORT trong Excel kết hợp nhiều điều kiện sắp xếp cũng khá giống với cách sắp xếp dữ liệu trong vùng dữ liệu. Tuy nhiên, nó sẽ kết hợp nhiều ràng buộc cùng lúc và thường được sử dụng cho toàn bộ bảng tính chứ không riêng một phạm vi nào.

Ví dụ minh họa: Sắp xếp dữ liệu trong bảng theo nhóm Giới tính, đồng thời theo Ngày tiêm mũi 1 và Loại vaccine.

(Xếp riêng các nhóm Giới tính từ Nam đến Nữ, trong mỗi Giới tính sẽ sắp xếp thứ tự các Ngày tiêm mũi 1 từ xa nhất đến gần nhất, trong mỗi Ngày tiêm mũi 1 sẽ sắp xếp thứ tự theo Loại vaccine theo ABC).

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần cách SORT trong Excel kết hợp nhiều điều kiện sắp xếp > Trong Data chọn SORT > Hiện ra hộp thoại SORT > Chọn My data has headers.

Bước 2: Tại SORT by chọn Giới tính > Tại Order chọn Custom list > Tại hộp thoại Custom lists chọn Add > Điền vào List entries Nam, Nữ > Chọn OK.

Bước 3: Tiếp tục trong hộp thoại SORT chọn Add Level > Trong Then by chọn Ngày tiêm mũi 1 > Trong Order chọn Oldest to Newest.

Bước 4: Tiếp tục chọn Add Level > Trong Then by chọn Loại vaccine > Trong Order chọn A to Z > Chọn OK.

Bước 5: Kết quả dữ liệu và được sắp xếp theo 2 nhóm Nam và Nữ cùng 2 điều kiện còn lại.

Sử dụng hàm SORT với hàm FILTER trong Excel

Có thể trong số quý độc giả, có người đã nghe ở đâu đó việc kết hợp 2 hàm SORT và FILTER để tạo thành 1 hàm sắp xếp trong Excel mới cùng lúc lọc dữ liệu và sắp xếp dữ liệu ấy. Tuy nhiên, điều bất tiện của hàm này chính là nó chỉ áp dụng cho những phiên bản có đăng ký gói Office 365 hằng tháng mà thôi. Do đó dù rất muốn thực hiện nhưng nhiều người vẫn chẳng thể nào làm được thao tác này.

Vì thế mà chúng ta nên linh hoạt trong việc áp dụng công thức riêng lẻ cho từng hàm mà vẫn thu được kết quả cần có, dù không tiện bằng hàm kết hợp nhưng tốn thời gian không đáng kể.

Bước 1: Xác định rõ các điều kiện cần lọc để sắp xếp, ở ví dụ này là lọc số lượng tiêm chủng của nhân viên Hoa từ ngày 6/7/2021 đến 15/8/2021.

Bước 2: Tại ô F8 nhập công thức để lọc dữ liệu của nhân viên Hoa:

=FILTER(B2:D12;B2:B12>=G3;B2:B12<=G4;A2:A12=G5)

• B2:D12 là khoảng dữ liệu cần được lọc để báo cáo cho nhân viên Hoa.
• B2:B12>=G3 là điều kiện 1 ràng buộc lọc từ ngày 6/7/2021 trở đi.
• B2:B12<=G4 là điều kiện 2 ràng buộc lọc từ ngày 15/8/2021 trở lại cho tới ngày 6/7/2021.
• A12=G5 là điều kiện 3 chỉ lọc cho nhân viên Hoa.

Bước 3: Sau khi lọc ta có bảng sau.

Bước 4: Sau đây là cách SORT trong Excel bằng hàm. Nếu muốn sắp xếp dữ liệu theo số lượng tăng dần ta nhập công thức:

=SORT(F8:H10;3;-1)

• F8:H10 là vùng dữ liệu mới được lọc
• 3 là vị trí của cột dữ liệu Số lượng trong vùng F8:H10
• 1 là biểu thị cho tăng dần (A to Z)

Kết quả sau khi SORT:

Ngoài cách dùng hàm SORT, đừng quên cách SORT trong Excel truyền thống bằng công cụ SORT and FILTER cũng đủ để bạn thực hiện công việc này thuận lợi.

Cách bỏ SORT trong Excel

Trong quá trình thực hiện hàm sắp xếp thứ tự trong Excel hay đơn giản là dùng lệnh SORT, cùng lúc đó bảng dữ liệu cũng bị biến đổi. Vậy nếu muốn bỏ SORT trong Excel ta phải làm những gì?

Có 2 cách để bỏ SORT trong Excel, cách đầu tiên là dùng tổ hợp phím Ctrl + Z. Tuy nhiên cách này chưa toàn diện vì gặp nhiều sai sót. Do đó ta có cách thứ hai là dùng cột phụ.

Bước 1: Tại cột A nhập số thứ tự cho từng dòng.

Bước 2: Thử cách SORT trong Excel đối với cột Ngày tiêm mũi 1 theo thứ tự tăng dần > Kết quả là các số thứ tự đã bị thay đổi vị trí.

Bước 3: Trở lại thực hiện cách SORT trong Excel với cột STT theo thứ tự tăng dần.

Bước 4: Kết quả trả lại bảng dữ liệu như ban đầu.

Vậy là sau bài viết này, chắc hẳn các bạn đã có cho mình thật nhiều kiến thức từ cơ bản đến nâng cao về cách SORT trong Excel đúng không nào? Đừng quên ghi nhớ lại để sử dụng khi cần nhé, chúng sẽ phần nào giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn đấy.

Nếu cảm thấy bài viết thật sự bổ ích và để biết thêm nhiều hơn. Hãy Like, Share và Comment với Phanmemgoc.vn nhé.